Datenschutzerklärung

Stand: März 2026

1. Verantwortlicher

Viktor Bier, René Weinert GbR
Lange Weihe 67, 30880 Laatzen
E-Mail: info@pixelpaper.studio

Weitere Angaben zum Verantwortlichen finden Sie im Impressum.

2. Übersicht der Verarbeitungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen unserer SaaS-Plattform „Makler AI" für Immobilienmakler. Die Verarbeitungen umfassen:

• Bereitstellung der Plattform und ihrer Funktionen
• Benutzerkonto-Verwaltung und Authentifizierung
• Kontakt- und Kundenverwaltung (CRM)
• E-Mail-Kommunikation und -Synchronisation
• KI-gestützte Textgenerierung und Analyse
• Terminverwaltung und Besichtigungsplanung
• Exposé-Erstellung und Dokumentenverwaltung

3. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung: Bereitstellung der SaaS-Plattform gemäß unseren AGB
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung: Soweit Sie in bestimmte Verarbeitungen eingewilligt haben (z.B. E-Mail-Synchronisation)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigte Interessen: Sicherheit, Missbrauchsprävention, Plattformverbesserung
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Rechtliche Verpflichtung: Aufbewahrungspflichten, behördliche Anfragen

4. KI-Verarbeitung / LLM-Einsatz

Unsere Plattform nutzt KI-Sprachmodelle (Large Language Models) zur Unterstützung von Maklertätigkeiten, insbesondere für E-Mail-Entwürfe, Exposé-Texte, Lead-Bewertung und Berichterstellung.

Anbieter und Datenschutz

• Modell-Anbieter: Anthropic (Claude) über OpenRouter als Gateway
• Zero Data Retention (ZDR): Wir verwenden ausschließlich ZDR-konforme API-Endpunkte. Ihre Daten werden vom Modell-Anbieter nicht für Training, Logging oder sonstige Zwecke gespeichert.
• Datenminimierung: Jede KI-Anfrage erhält nur den für die jeweilige Aufgabe notwendigen Kontext (z.B. EmailContext, LeadContext). Vollständige Kundendatenbanken werden nie an das Modell übermittelt.
• Menschliche Kontrolle: KI-generierte Inhalte wie E-Mails, Exposé-Texte und Kundendaten-Änderungen werden in eine Freigabe-Warteschlange eingestellt und erst nach menschlicher Prüfung ausgeführt.

5. Cookies und Speichertechnologien

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies:

Cookie	Zweck	Dauer
makler_session	Sitzungsauthentifizierung	Sitzung (24h)
wos-session	WorkOS SSO-Sitzung (falls aktiviert)	Sitzung
cookie_consent	Speicherung Ihrer Cookie-Präferenz	1 Jahr (localStorage)

Wir setzen keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies ein.

6. Aufbewahrungsfristen

• Kontodaten: Während der Vertragslaufzeit und bis zu 30 Tage nach Kündigung
• Audit-Logs: 90 Tage (zur Nachvollziehbarkeit bei DSGVO-Anfragen)
• E-Mails (IMAP-Synchronisation): Bis zur Löschung durch den Nutzer oder Trennung der Verbindung
• KI-Warteschlangen-Einträge: 90 Tage nach Entscheidung (genehmigt/abgelehnt)
• Steuerlich relevante Daten: 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB)

7. Betroffenenrechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Art. 15 — Auskunftsrecht: Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen. (In der Plattform: DSGVO → Datenauskunft)
• Art. 16 — Recht auf Berichtigung: Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Art. 17 — Recht auf Löschung: Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. (In der Plattform: DSGVO → Konto löschen)
• Art. 18 — Recht auf Einschränkung: Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Art. 20 — Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie können Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format erhalten. (In der Plattform: DSGVO → Daten exportieren)
• Art. 21 — Widerspruchsrecht: Sie können der Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen widersprechen.
• Art. 7 Abs. 3 — Widerruf der Einwilligung: Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter info@pixelpaper.studio oder nutzen Sie die eingebauten DSGVO-Funktionen in der Plattform.

8. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde richtet sich nach dem Bundesland unseres Firmensitzes. Eine Liste der Aufsichtsbehörden finden Sie unter: www.bfdi.bund.de

9. Unterauftragnehmer

Dienst	Anbieter	Zweck	Standort
LLM-Inferenz	Anthropic (via OpenRouter)	KI-Textgenerierung	USA (ZDR)
Authentifizierung	WorkOS (optional)	SSO / MFA	USA
Server-Hosting	Hetzner Online GmbH	Plattform-Betrieb	Deutschland

Für US-Anbieter stützen wir uns auf die EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie, soweit anwendbar, das EU-U.S. Data Privacy Framework.

10. Sicherheitsmaßnahmen

• Verschlüsselte Datenübertragung (TLS/HTTPS)
• Verschlüsselte Speicherung sensibler Zugangsdaten (Fernet/AES)
• PostgreSQL Row-Level Security (mandantenisoliert)
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC: Admin, Agent, Viewer)
• Sicherheitsprüfung vor jeder KI-Anfrage (SecurityGuard)
• Ausgabeprüfung nach jeder KI-Antwort (OutputGuard: PII-Check, Halluzinationsprüfung)
• Lückenlose Audit-Protokollierung